Kinh nghiệm xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện

Thành công của một sự kiện bao giờ cũng có dấu ấn của một bản kế hoạch tỉ mỉ, chi tiết và cụ thểThành công hay thất bại của sự kiện đều được quyết định bởi bản kế hoạch



70% sự thành công của sự kiện luôn được quyết định từ bản kế hoạch mà bạn lập ra10 năm kinh nghiệm hoạt động và tích lũy, hôm nay Đại Lâm xin chia sẻ cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện cho mọi người trong bài viết dưới đây


1.     Định hình loại sự kiện và mục đích của sự kiện


Đầu tiên bạn phải định hình được loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức là gì: Lễ cưới, tân gia, lễ khánh thành,..Từ việc xác định loại sự kiện mà bạn đang cần tổ chức, bạn có thể định hình được các hạng mục mà bạn phải thực hiện cũng như trở thành nền tảng quan trọng giúp xây dựng sườn kế hoạch chương trình của sự kiện sau này.


Chỉ có mục đích và mục tiêu cụ thể mới giúp bạn lên được bản mẫu kế hoạch chuẩn xác nhất.Mục đích bạn xác định: Tri ân khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ công ty bạn thời gian qua.


2. Những ai là đối tượng của sự kiện?


Xác định đối tượng của sự kiện rất quan trọng vì nó sẽ là cơ sở giúp bạn lập kế hoạch cho sự kiện.Đó có thể là các nhòm nghệ sỹ, ca sỹ, vũ công,.. Có thể gọi chung là các nhóm nhân sự cho sự kiện.


Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Để chắc chắn về số lượng khách sẽ tham dự, trước một tuần hãy gửi thư mời cho khách và trước hai ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện xác nhận xem phản hồi của khách hàng để chốt số lượng khách sẽ tham gia.


3.       Tạo thông điệp ý nghĩa cho sự kiện


Đó có thể là thông điệp nhân văn, bảo vệ môi trường hay thậm chí là về quyền con người


4.       Xác định thời  gian và địa điểm tổ chức sự kiện


Sau khi thông điệp của sự kiện được xác định, bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện.Việc này thực hiện càng sớm thì càng giúp ích cho kế hoạch xây dựng truyền thông cho sự kiện, bởi địa điểm và thời gian sẽ được ghi vào trong thư mời  và gửi tới các khách mời.


5.    Lên chương trình tổ chức sự kiện


Bạn nên xây dựng một khung chương trình tổ chức sự kiện sẵn, nên làm chi tiết và thật tỉ mỉ.Lên kế hoạch viết kịch bản , làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…


6.     Kế hoạch truyền thông cho sự kiện


Kế hoạch truyền thông  thường có mục đích thu hút khán giả tham gia sự kiện hoặc truyền đến khán giả thông điệp của thương hiệu, công ty.



Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.


Bằng  Phương tiện truyền thông đại chúng  (Báo giấy, truyền hình, radio…), Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing…) hoặc hoạt động Activation (ví dụ như sử dụng  xe tải, xe hơi được dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu về địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.


-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..


-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.


– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.


  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.


7. Lập ngân sách cho sự kiện.


Đối với tổ chức sự kiện, dự trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trọng.Trong trường hợp xét thấy kinh tế hạn hẹp thì bạn nên rà soát, thay đổi hạng mục sao cho phù hợp.Hy vọng những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện.

Leave a Reply